07 октября 2013В пивоваренной компании «Балтика» реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь электронного архива бухгалтерских и финансовых документов на базе ERP Монолит, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов. Автоматизированный электронный архив документов — один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота. Поставщик решения – бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». Проект реализуется с 2010 года.
Проект построения электронного архива бухгалтерских и финансовых документов позволяет компании «Балтика» достичь ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета — повышения скорости документооборота (в том числе скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках) и оптимизации структуры бухгалтерии благодаря тому, что при электронном хранении документов возможно территориально разнести функции приема, ввода и хранения первичного документа. Масштаб задачи — более двух миллионов документов в год и свыше 500 пользователей.
Проект реализуется в несколько этапов: начиная с пилотного проекта, выполненного в 2011 году, с последующим поэтапным подключением к системе отдельных групп документов. В первом полугодии 2013 года реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.
Реализованное решение содержит средства поддержки поточного сканирования документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, с автоматической привязкой к документам ERP-системы. Маркировка первичных документов штрих-кодами позволяет автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы ERP-системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов. Система содержит средства управления процессом согласования (утверждения) документов, а также возможности для управления архивом оригиналов первичных документов.
К преимуществам системы электронного архива, интегрированного с ERP-решением, относится интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.).
Следующий элемент развития системы электронного документооборота компании «Балтика» - проект по обмену с контрагентами электронными счетами-фактурами и актами выполненных работ, стартовавший в конце 2012 и находящийся в стадии реализации.
Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».
Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».
***
Компания «Монолит-Инфо» (Санкт-Петербург) основана в 1991 году. Компания специализируется на разработке и внедрении корпоративных информационных систем, предлагая решения на базе собственной платформы «ERP Монолит». Решения «Монолит-Инфо» ориентированы главным образом на предприятия пищевой, химической и целлюлозно-бумажной отраслей промышленности, а также крупнооптовые фирмы. Компания успешно работает в России, странах СНГ. В число клиентов Монолит-Инфо входят крупные российские и зарубежные пивоваренные компании, такие как «Балтика», «Славутич», «Очаково»; предприятия пищевой («Kellogg») и фармацевтической («Роста») отрасли, а также многие другие.
РФ, 191123, Санкт-Петербург, ул. Рылеева, 29, тел. +7-(812)-334-9595, http://www.monolit.com
Пивоваренная компания «Балтика» — один из крупнейших производителей товаров народного потребления России, с 1996 года - №1 на российском рынке пива. «Балтике» принадлежат 10 заводов в России, широкий портфель брендов. Компания является значительной частью Carlsberg Group и её региона Восточная Европа, к которому также относятся Азербайджан, Беларусь, Казахстан, Украина и Узбекистан. Пивоваренная компания «Балтика» – ведущий экспортер российского пива: продукция «Балтики» представлена в более чем 75 странах мира, на долю компании приходится 70% всех экспортных поставок российского пива. Бренд «Балтика» занимает первое место по продажам в Европе (Euromonitor).
За дополнительной информацией просьба обращаться в пресс-службу компании + 7 812 326 66 37, pr@baltika.ru www.corporate.baltika.ru
